I. La gestion des présences

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I. La gestion des présences

Message  Admin le Jeu 25 Juin - 21:04


La gestion des présences - partie 1
La gestion des présences - partie 2
La gestion des présences - partie 3


PRESENTATION


TeamWorks fonctionne avec le principe de "tâches". Plusieurs tâches peuvent être enregistrées pour une personne sur une journée. Une tranche horaire, une catégorie et un intitulé (ou légende) peuvent être attribués à chaque tâche. Exemple : "13h30-15h30 : Réunion (Conseil d'administration)"



Cliquez sur le bouton "Présences" pour atteindre le panneau correspondant :



Ce panneau "Présences" se présente en 4 parties distinctes :

Partie de gauche :
- Le calendrier : pour sélectionner une période
- La légende : qui récapitule les catégories des tâches sur la période sélectionnée et totalise les heures.
- Les personnes : Liste de sélection des personnes

Partie de droite :
- Le planning : Liste des tâches groupées par date ou par personne



UTILISATION


Pour gérer les présences, utilisez la démarche suivante :


1. Sélectionnez une période dans le calendrier



Plusieurs méthodes de sélection sont disponibles :

- Sélectionner une date unique : Cliquez sur une case du calendrier. Simple !
- Sélectionner plusieurs dates consécutives ou non : cliquez sur les cases du calendrier tout en maintenant la touche CTRL du clavier enfoncée.
- Sélectionner une période de dates consécutives : cliquez sur la case de début de période puis cliquez gardez la touche MAJ du clavier enfoncée en cliquant sur la case de la date de fin de la période souhaitée.
- Sélectionner une période de dates consécutives sans les week-ends : utilisez la méthode ci-dessus mais en appuyant sur la touche ALT au lieu de MAJ.

Vous pouvez également utiliser le menu contextuel du calendrier (en cliquant sur le calendrier avec le bouton droit de la souris) :




2. La sélection des personnes :

Quand vous sélectionnez une date ou une période de dates dans le calendrier, TeamWorks affiche aussitôt les tâches correspondantes dans le planning et sélectionne automatiquement les personnes présentes sur la période dans la liste des personnes.

Remarque : Les noms en rouge indiquent que les personne sont présentes sur la période sélectionnée.

Cochez ou décochez les lignes des personnes pour les faire apparaître ou non dans le planning.

Vous pouvez également utiliser utiliser le menu contextuel (en cliquant sur la liste des personnes avec le bouton droit de la souris) pour faire apparaître d'autres fonctions :




3. La gestion des tâches

La gestion graphique des tâches est la fonction la plus puissante de TeamWorks. Elle vous permet d'ajouter, de modifier ou supprimer des tâches de façon très intuitive.

Pour commencer, sélectionner le mode d'affiche de votre choix : "Dates" ou "Personnes" en fonction de ce que vous souhaitez faire.

Vous pouvez également sélectionner le mode "Affichage des légendes" en cliquant sur le bouton "Outils" en base à droite de l'écran. Ce mode permet d'augmenter la hauteur des barres et de faire ainsi apparaître les légendes de chaque tâches :




Ajouter une tâche unique :

Double-cliquez sur une ligne ou sélectionnez "Enregistrer une tâche unique ici" dans le menu contextuel (en cliquant avec le bouton droit de la souris sur une ligne). La fenêtre de saisie d'une tâche apparaît alors :



- Commencez par saisir les heures de début et de fin de la tâche au format "00:00"
- Sélectionnez une catégorie de tâche dans la liste proposée. (Vous pouvez modifier cette liste dans le panneau configuration de TeamWorks").
- Saisissez, si vous le souhaitez, un intitulé (ou légende) pour cette tâche (ex. : "Conseil d'administration").

Cliquez sur le bouton "Ok" pour valider la saisie et faire apparaître la tâche sous forme graphique dans le planning.


Faire une saisie multiple de tâches :

Sélectionnez plusieurs lignes du planning en cliquant sur l'entête de chaque ligne souhaitée (ex. : "BRETON Patrick"). Le ligne se colore alors en orange :



Puis ouvrez le menu contextuel (en cliquant sur le planning avec le bouton droit de la souris) et sélectionnez "Enregistrer une tâche pour les x lignes sélectionnées" :




Saisir de nombreuses tâches en quelques clics avec les modèles :

Quand on a par exemple les tâches de toute une année à saisir pour une ou plusieurs personnes, ça peut devenir vite fastidieux. C'est pourquoi TeamWorks propose une fonction très utile : les modèles d'emploi du temps.

Il existe plusieurs méthodes d'utilisation des modèles. En voici une :

Cliquez avec le bouton droite de la souris dans la liste des personnes pour faire apparaître le menu contextuel :



Puis sélectionnez la fonction "Appliquer un modèle aux personnes sélectionnées". La fenêtre suivante apparaît :



Vous pouvez cocher un ou plusieurs modèles proposés. Cochez par exemple "Animateur C.V.L. mercredis et vacances". Puis valisez en cliquant sur le bouton "Ok".

Dans notre exemple, en conservant les paramètres proposés, TeamWorks va créer 20 tâches du 6 au 9 avril 2009 pour les 4 animateurs sélectionnés selon le modèle d'emploi du temps prédéfini "Animateur CVL mercredis et vacances"... Magique, non ?

Vous pouvez biens-sûr créer vos propres modèles en cliquant sur le bouton "Ajouter" .


Modifier une tâche :

Pour modifier une tâche, double-cliquez dessus dans le planning graphique pour refaire apparaître la fenêtre de saisie. Simple...

Mais il est possible de modifier également les horaires en agissant sur la barre graphique représentant la tâche :

Pour bouger la tâche : cliquez au milieu de la barre avec le bouton gauche de la souris et bougez la souris à droite ou à gauche :


Pour modifier l'heure de début ou l'heure de fin : cliquez au gauche ou à droite de la barre avec le bouton gauche de la souris et bougez la souris à droite ou à gauche :


Vous pouvez aussi utiliser le menu contextuel de la barre de tâche pour changer rapidement l' intitulé (ou légende) et la catégorie de la barre :




Imprimer le planning :

Cliquez sur le bouton "Outils" en bas à droite de votre écran puis sélectionnez "Imprimer". La fenêtre suivante apparaît :



Cliquez ensuite sur le type de document que vous souhaitez éditer :
- Version texte : Le planning est édité sous forme de tableau
- Version graphique au format portrait : quasi-identique à la représentation graphique de l'écran
- Version graphique au format paysage : idem.

Le document apparaît alors au format PDF. Vous avez ainsi la possibilité de l'imprimer ou de l'expédier aussitôt par mail.
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